في معظم مشاريع المباني يُنفَّذ جزء كبير من العمل عبر مقاولي الباطن، ويذهب جزء كبير من التكلفة إلى المواد. ولهذا تكون المشتريات وإدارة عقود الباطن من المواضع التي يُكسب فيها هامش المقاول أو يضيع.
أين تسوء الأمور عادة
- تُطلب المواد بالهاتف أو برسالة، ويُتفق على السعر لاحقاً.
- تُخصم محتجزات مقاول الباطن ثم يُنسى تاريخ الإفراج عنها، من الطرفين.
- تنتهي رخصة مقاول الباطن التجارية أو تأمينه في منتصف العمل ولا ينتبه أحد.
- تصل الفواتير دون ارتباط واضح بطلبية، فلا يعرف أحد ما اتُّفق عليه فعلاً.
- يُفرج عن دفعات الموردين قبل اعتماد العمل أو التوريد.
طلبيات مع مستنداتها
في Quanto لإدارة المشاريع (الباقة الاحترافية وما فوقها) تُرقَّم أوامر الشراء (للمواد) وأوامر العمل (لعقود الباطن) تلقائياً، ويُقيَّد كل منها على رمز تكلفة، فيظهر في التكلفة الملتزم بها للمشروع يوم إصداره.
- يجب إرفاق عرض سعر المورد قبل إصدار أي طلبية.
- تحمل كل طلبية شروط الدفع.
- تحمل أوامر العمل المحتجزات وتاريخ الإفراج عنها.
- تحمل أوامر الشراء شروط الضمان.
فواتير ودفعات منظمة
تُسجَّل فواتير الموردين بتواريخ استحقاقها، ولا يُفرج عن الدفعات إلا بعد الاعتماد، ويُظهر تقادم الذمم ما هو مستحق وما هو متأخر ولمن. ولأن كل فاتورة تنتمي إلى طلبية وكل طلبية إلى رمز تكلفة، تبقى التكلفة الفعلية في تقرير التكلفة قابلة للتتبع إلى مصدرها دائماً.
أمر عمل لأعمال اللياسة بقيمة 600,000 درهم بمحتجزات 10%، نصفها يُفرج عنه عند الإنجاز ونصفها في نهاية فترة الصيانة. يحفظ Quanto تاريخي الإفراج، فلا تنسى حسابات المقاول دفعتي الـ 30,000 درهم، ولا يلاحقهما مقاول الباطن متأخراً.
سجل مقاولي باطن ينبّهك
يحفظ سجل مقاولي الباطن تواريخ انتهاء رخصة كل شركة وتأمينها. وتُنبَّه وثيقة التأمين التي توشك على الانتهاء قبل انتهائها، لا بعد حادث في الموقع. وللضمانات والكفالات أيضاً تنبيهات قبل انتهائها.
مقاولو الباطن على المشروع، لجزئهم فقط
يمكن دعوة مقاولي الباطن إلى المشروع، وانضمامهم مجاني. يعملون على الجزء الخاص بهم: طلبات اعتمادهم وبيانات أعمالهم والبنود التي تنتظرهم. أما معلومات المقاول الخاصة كالتكاليف والهوامش والموردين الآخرين فتبقى خاصة.
النتيجة
تتوقف المشتريات عن كونها مجموعة اتصالات هاتفية وتصبح سجلاً: ما الذي طُلب، وبأي سعر، وبأي شروط، وما الذي ورِّد وفوتر، وما الذي بقي للدفع أو الإفراج.
غداً: البرنامج الزمني، بالإنجاز المخطط والمكتسب والفعلي.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook