Auf den meisten Bauprojekten wird ein großer Teil der Leistung von Nachunternehmern erbracht, und ein großer Teil der Kosten entfällt auf Material. Deshalb entscheidet sich die Marge eines Auftragnehmers oft in der Beschaffung und in der Steuerung der Nachunternehmer.
Wo es meistens schiefgeht
- Bestellungen werden per Telefon oder Nachricht erteilt, der Preis wird später vereinbart.
- Der Einbehalt des Nachunternehmers wird abgezogen, aber sein Freigabedatum gerät in Vergessenheit, auf beiden Seiten.
- Gewerbezulassung oder Versicherung eines Nachunternehmers laufen mitten im Auftrag ab, und niemand merkt es.
- Rechnungen kommen ohne klaren Bezug zu einer Bestellung, sodass niemand weiß, was wirklich vereinbart war.
- Zahlungen an Lieferanten werden geleistet, bevor Leistung oder Lieferung abgenommen sind.
Bestellungen mit ihren Unterlagen
In Quanto Management (ab Professional) werden Bestellungen (Material) und Aufträge an NU (Nachunternehmerleistungen) automatisch nummeriert. Jede wird auf eine Kostenstelle gebucht und erscheint so am Tag der Erteilung im Obligo des Projekts.
- Bevor eine Bestellung erteilt werden kann, muss das Angebot des Lieferanten angehängt sein.
- Jede Bestellung trägt ihre Zahlungsbedingungen.
- Aufträge an NU tragen den Einbehalt mit seinem Freigabedatum.
- Materialbestellungen tragen die Gewährleistungsbedingungen.
Rechnungen und Zahlungen in Ordnung
Lieferantenrechnungen werden mit Fälligkeitsdatum erfasst. Zahlungen werden erst nach Freigabe geleistet. Die Altersstruktur der Verbindlichkeiten zeigt, was fällig ist, was überfällig ist und bei wem. Weil jede Rechnung zu einer Bestellung und jede Bestellung zu einer Kostenstelle gehört, lassen sich die Ist-Kosten im Kostenbericht immer bis zur Quelle zurückverfolgen.
Ein Auftrag an einen NU für Putzarbeiten über EUR 140.000 sieht 10 % Einbehalt vor, die Hälfte freigegeben bei Abnahme, die andere Hälfte nach Ablauf der Mängelhaftungsfrist. Quanto hält beide Freigabedaten fest, sodass die beiden Teilbeträge von je EUR 7.000 weder in der Buchhaltung des Auftragnehmers vergessen noch vom Nachunternehmer verspätet angemahnt werden.
Ein Nachunternehmerverzeichnis, das Sie warnt
Das Nachunternehmerverzeichnis führt für jedes Unternehmen die Ablaufdaten von Zulassung und Versicherung. Eine auslaufende Versicherung wird gemeldet, bevor sie erlischt, und nicht erst nach einem Unfall auf der Baustelle entdeckt. Auch Bürgschaften haben Ablaufwarnungen.
Nachunternehmer im Projekt, nur für ihren Teil
Nachunternehmer können ins Projekt eingeladen werden und nehmen kostenlos teil. Sie arbeiten an ihrem eigenen Teil: ihren Bemusterungen, Arbeitsanweisungen und den Punkten, die auf sie warten. Informationen nur für den Auftragnehmer, etwa Kosten, Margen und andere Lieferanten, bleiben vertraulich.
Das Ergebnis
Die Beschaffung ist dann keine Reihe von Telefonaten mehr, sondern eine Dokumentation: was bestellt wurde, zu welchem Preis, zu welchen Bedingungen, was geliefert und berechnet ist und was noch zu zahlen oder freizugeben ist.
Morgen: der Terminplan, mit geplantem, erbrachtem und tatsächlichem Fortschritt.
Folgen Sie Quanto für einen neuen Artikel jeden Tag: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook