صباح يوم اثنين في مشروع فندق. فريق مقاول الباطن للواجهات على السقالة يثبّت الكوابيل على الواجهة الشرقية. يمر مفتش المهندس، يتوقف ويسأل عن اعتماد مقاول الباطن. يتصل مدير الموقع بالمكتب: ملف الاعتماد أُرسل قبل خمسة أسابيع وما زال "قيد المراجعة". أصدرت المشتريات أمر العمل رغم ذلك لأن البرنامج كان ضيقاً. وبحلول الظهر يكون المهندس قد كتب إلى المقاول، ويكون الفريق قد نزل عن السقالة.
كم يكلّف ذلك
تشترط معظم العقود موافقة المهندس أو صاحب العمل قبل التعاقد من الباطن على جزء من الأعمال. والبدء من دونها يعطي المهندس سبباً لإيقاف العمل، أو رفض ما رُكّب، أو رفض مقاول الباطن كلياً. وفي الأثناء يكون مقاول الباطن قد حشد فريقه بموجب أمر عمل موقّع، وينتظر أن يُدفع له عن وقت التوقف.
قيمة أمر عمل الواجهات 1,200,000 درهم. يتوقف الفريق تسعة أيام ريثما يكتمل الاعتماد، ويطالب مقاول الباطن بمبلغ 54,000 درهم عن العمالة المتوقفة والسقالات. ولا يستطيع المقاول تحميل هذه التكلفة على أحد، لأن التأخير من صنعه.
كيف يُتعامل معها عادة
- يُرسل ملف الاعتماد إلى الاستشاري بالبريد الإلكتروني، وتعيش حالته في صندوق وارد مهندس واحد.
- لا ترى المشتريات والموقع القائمة نفسها، فقد يصدر أمر عمل والاعتماد ما زال معلقاً.
- تصل ملاحظات الاستشاري بعد أسابيع، ولا أحد متأكد على من الدور.
- تواريخ الرخصة التجارية والتأمين لمقاول الباطن في جدول بيانات لا يراجعه أحد قبل الحشد.
كل قسم يؤدي دوره بشكل صحيح، لكن الخلل أن أحداً لا يرى الصورة كاملة يوم وصول الفريق.
كيف يتعامل Quanto لإدارة المشاريع مع ذلك
في Quanto لكل مقاول باطن ورقة اعتماد تسجّل موافقة المهندس. ويطّلع فريق الموقع والمشتريات والفريق التجاري على السجل نفسه، فيكون لسؤال "هل هم معتمدون؟" جواب واحد.
- تُتابَع التقديمات المرافقة للاعتماد، كبيانات طرق التنفيذ وطلبات اعتماد المواد، في السجلات بمراجعاتها ورموز المراجعة والطرف المسؤول وتواريخ الاستحقاق.
- يحفظ سجل مقاولي الباطن تواريخ انتهاء رخصة كل شركة وتأمينها، ويُنبَّه إلى الوثيقة التي توشك على الانتهاء قبل انتهائها.
- في الباقة الاحترافية وما فوقها يُرقَّم أمر العمل تلقائياً ويُقيَّد على رمز تكلفة، ولا يصدر دون إرفاق عرض سعر المورد. ويحمل شروط الدفع والمحتجزات وتاريخ الإفراج عنها.
- يمكن دعوة مقاولي الباطن إلى المشروع مجاناً، فيعملون على طلبات اعتمادهم والبنود التي تنتظرهم، وتبقى تكاليف المقاول وهوامشه خاصة.
- يصل التذكير قبل تاريخ الاستحقاق بيومين وعند فواته، مع ملخص صباحي بالبريد.
ولأن الاعتماد والتقديمات وأمر العمل في مشروع واحد، يصبح حشد فريق قبل أوانه استثناءً ظاهراً، لا مفاجأة يكتشفها المفتش.
قائمة تحقق قصيرة
- قدّم اعتماد مقاول الباطن فور اختياره، لا عند موعد بدء العمل.
- تحقق من حالة الاعتماد قبل حشد الفريق، لا بعده.
- اجعل "معتمد من المهندس" شرطاً في إجراءاتك الداخلية لإصدار أمر العمل.
- طابق تواريخ انتهاء الرخصة والتأمين مع كامل مدة عقد الباطن.
- سجّل تاريخ تقديم الاعتماد وتابعه مقابل مدة المراجعة في العقد.
- أبلغ فريق الموقع كتابةً بمقاولي الباطن المعتمدين وبالأعمال المعتمدين لها.
غداً: تجاوز في التكلفة يُكتشف بعد فوات الأوان.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook