Der Nachunternehmer hat vor seiner Zulassung angefangen

Montagmorgen auf einem Hotelprojekt. Die Kolonne des Fassaden-Nachunternehmers steht auf dem Gerüst und setzt Konsolen an der Ostfassade. Der Prüfer des Ingenieurs kommt vorbei, bleibt stehen und fragt nach der Zustimmung zum Nachunternehmer. Der Bauleiter ruft im Büro an. Die Unterlagen zur Zustimmung gingen vor fünf Wochen hinaus und sind noch "in Prüfung". Der Einkauf hat den Auftrag trotzdem erteilt, weil der Terminplan eng war. Bis Mittag hat der Ingenieur an den Auftragnehmer geschrieben, und die Kolonne ist vom Gerüst.

Was es kostet

Die meisten Verträge verlangen die Zustimmung des Ingenieurs oder des Auftraggebers, bevor Teile der Leistung an Nachunternehmer vergeben werden. Unter VOB/B etwa darf der Auftragnehmer Leistungen nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers weitervergeben. Wer ohne Zustimmung beginnt, gibt dem Ingenieur einen Grund, die Arbeit zu stoppen, Eingebautes abzulehnen oder den Nachunternehmer ganz abzulehnen. Gleichzeitig hat der Nachunternehmer auf Grundlage eines unterschriebenen Auftrags mobilisiert und erwartet Bezahlung für Stillstand.

Wie es meistens läuft

• Die Unterlagen gehen per E-Mail an die Bauüberwachung, und ihr Status lebt im Posteingang eines einzelnen Bauleiters.
• Einkauf und Baustelle sehen nicht dieselbe Liste, also kann ein Auftrag erteilt werden, während die Zustimmung noch aussteht.
• Anmerkungen der Bauüberwachung kommen Wochen später, und niemand weiß genau, wer am Zug ist.
• Die Ablaufdaten von Gewerbezulassung und Versicherung stehen in einer Tabelle, die vor der Mobilisierung niemand prüft.

Jede Abteilung macht ihren Teil richtig. Der Fehler ist, dass am Tag der Anreise niemand das Gesamtbild sieht.

Wie Quanto Management damit umgeht

In Quanto hat jeder Nachunternehmer ein Zulassungsblatt, das die Zustimmung des Ingenieurs festhält. Baustelle, Einkauf und kaufmännisches Team schauen auf denselben Datensatz, also hat die Frage "Ist er zugelassen?" genau eine Antwort.

• Die zugehörigen Einreichungen, etwa Arbeitsanweisungen und Bemusterungen, werden in den Listen mit Revisionen, Prüfcodes, Zuständigkeit und Fälligkeiten geführt.
• Das Nachunternehmerverzeichnis führt die Ablaufdaten von Zulassung und Versicherung jedes Unternehmens, und eine auslaufende Police wird gemeldet, bevor sie erlischt.
• Ab Professional wird der Auftrag an den NU automatisch nummeriert, auf eine Kostenstelle gebucht und kann ohne angehängtes Angebot nicht erteilt werden. Er trägt seine Zahlungsbedingungen und den Einbehalt mit Freigabedatum.
• Nachunternehmer können kostenlos ins Projekt eingeladen werden. Sie arbeiten an ihren eigenen Einreichungen und den Punkten, die auf sie warten, während Kosten und Margen des Auftragnehmers vertraulich bleiben.
• Erinnerungen kommen zwei Tage vor einer Fälligkeit und bei Überschreitung, dazu eine morgendliche Zusammenfassung per E-Mail.

Weil Zulassung, Einreichungen und Auftrag in einem Projekt liegen, ist eine zu früh anreisende Kolonne eine sichtbare Ausnahme und keine Überraschung, die erst der Prüfer entdeckt.

Eine kurze Checkliste

• Reichen Sie die Unterlagen zur Zustimmung ein, sobald der Nachunternehmer feststeht, nicht erst kurz vor Arbeitsbeginn.
• Prüfen Sie den Zulassungsstatus vor der Mobilisierung, nicht danach.
• Machen Sie "vom Ingenieur zugestimmt" zur Bedingung in Ihrem eigenen Ablauf für die Auftragserteilung.
• Gleichen Sie Ablaufdaten von Zulassung und Versicherung mit der gesamten Laufzeit des Nachunternehmervertrags ab.
• Halten Sie das Einreichungsdatum fest und fassen Sie nach Ablauf der vertraglichen Prüffrist nach.
• Teilen Sie der Baustelle schriftlich mit, welche Nachunternehmer für welche Leistungen zugelassen sind.

Morgen: Kostenüberschreitungen, die zu spät auffallen.

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