الشهر الرابع عشر في مجمع فلل مدته عشرون شهراً. يطابق مهندس الكميات أخيراً حزمة التشطيبات لتقرير التكلفة. كانت ميزانية البلاط 1.8 مليون درهم. صدرت ست أوامر شراء على مدى ثمانية أشهر من مديري موقع مختلفين، كل منها معقول وحده. ومجموعها 2.05 مليون درهم، وبلاط الطابق الأرضي في المجموعة الأخيرة لم يُطلب بعد. يسأل مدير المشروع لماذا لم يقل أحد شيئاً في الشهر السادس.
كم يكلّف ذلك
حين يظهر التجاوز في الحسابات يكون المال قد التُزم به فعلاً: الطلبيات موقّعة، والمواد مورَّدة، والفواتير مستحقة. ولا يبقى إلا البحث عن الهامش في مكان آخر، أو الجدال حوله في الحساب الختامي. القرار المهم اتُّخذ يوم إصدار كل طلبية، ولم يقارنه أحد بالميزانية حينها.
ميزانية بلاط 1,800,000 درهم مقابل 2,050,000 درهم طُلبت فعلاً، ونحو 160,000 درهم ما زالت للطلب. ستنتهي الحزمة متجاوزة الميزانية بنحو 410,000 درهم. لو رُئي ذلك عند الطلبية الثالثة لأمكن للمقاول إعادة طرح الباقي أو تغيير المواصفة مع الاستشاري. أما في الشهر الرابع عشر فلا يبقى إلا تحمّله.
كيف يُتعامل معها عادة
- الميزانية في ملف Excel لدى المقدّر، مقسمة حسب الحرف، ولم يفتحه أحد في الموقع.
- تصدر الطلبيات من النظام المحاسبي أو بالبريد الإلكتروني، دون أي ربط ببند في الميزانية.
- يُبنى تقرير التكلفة الشهري من الفواتير المسجلة في الحسابات، فيُظهر ما دُفع لا ما التُزم به.
- لا تُجمع الطلبيات الصغيرة ومشتريات الموقع أبداً مقابل الحزمة التي تخصها.
والنتيجة تقرير صحيح دائماً ومتأخر دائماً، يخبرك عن المال بعد أن يذهب.
كيف يتعامل Quanto لإدارة المشاريع مع ذلك
في Quanto يُعدّ جدول الكميات في أقسام مسماة، ولكل بند رمز تكلفة. وفي الباقة الاحترافية وما فوقها تُرقَّم أوامر الشراء (للمواد) وأوامر العمل (لعقود الباطن) تلقائياً وتُقيَّد على رمز تكلفة، فتُحسب كل طلبية تكلفةً ملتزماً بها يوم إصدارها.
- يجب إرفاق عرض سعر المورد قبل إصدار أي طلبية، فيكون لكل التزام سعره في الملف.
- لكل رمز تكلفة ترى قيمة العقد، والميزانية، والملتزم به، والتكلفة الفعلية، وما بقي للطلب.
- تظهر التكلفة النهائية المتوقعة والهامش لكل مشروع وعلى مستوى الشركة.
- تُسجَّل فواتير الموردين بتواريخ استحقاقها مقابل طلبياتها، ولا يُفرج عن الدفعات إلا بعد الاعتماد.
- تُظهر لوحة الشركة حالة التكلفة والوقت لكل مشروع جارٍ.
فمن يُصدر طلبية البلاط الثالثة يرى أن رمز التكلفة قارب ميزانيته، ويجري النقاش قبل الطلبية، لا في الحساب الختامي.
قائمة تحقق قصيرة
- أعطِ كل طلبية رمز تكلفة قبل إصدارها. الطلبية بلا رمز طلبية لا يتابعها أحد.
- قارن التكلفة الملتزم بها، لا المدفوعة، مع الميزانية.
- احتفظ برقم "المتبقي للطلب" لكل حزمة، وراجعه مع مدير الموقع كل شهر.
- أضف مشتريات الموقع والطلبيات الصغيرة إلى الحزمة التي تخصها.
- اتفق على حدّ تحتاج عنده الطلبية إلى توقيع ثانٍ، مثلاً حين تتجاوز الحزمة نسبة محددة من ميزانيتها.
- حين تتجاوز حزمة ميزانيتها، سجّل السبب: الكمية أم السعر أم النطاق. فلكل منها علاج مختلف.
غداً: طلب اعتماد مواد عالق لدى الاستشاري.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook