توفير الجهد: خطابات وسجلات وتقارير تُبنى من العمل نفسه

توفير الوقت يتعلق بالمدة التي تستغرقها الأمور، أما توفير الجهد فيتعلق بحجم العمل من الأساس. في أغلب المشاريع يكون جزء كبير من العمل الإداري عملاً مزدوجاً: تنفيذ العمل، ثم كتابة أنه نُفِّذ، ثم نسخ ذلك إلى سجل وتقرير.

مشكلة العمل المزدوج

خذ طلب اعتماد مواد بسيطاً: يعدّه المهندس، ويكتب خطاب إرسال، ويحدّث سجل الاعتمادات، ويرسل بريداً، ويتابع، ويسجل رمز المراجعة عند عودته، ويحدّث السجل مرة أخرى، ويذكره في التقرير الأسبوعي. طلب واحد وسبعة أعمال منفصلة، معظمها نسخ.

سجلات تخرج من العمل

في Quanto لإدارة المشاريع، السجل هو العمل نفسه. عند إنشاء طلب الاعتماد وإرساله، يخرج من هذا الإجراء الواحد السجل وخطاب الإرسال ومن يحتفظ بالبند وتاريخ الاستحقاق وسجل المشروع. وحين يعطي الاستشاري رمز المراجعة (من A إلى D) تتحدث كل الشاشات فوراً.

والفكرة نفسها تسري في النظام كله:

• الخطابات. يُطبَّق ترويسة شركتك ونمط الترقيم المرجعي الخاص بك تلقائياً. يوقّع المفوّض قبل خروج الخطاب، ويستلمه الأطراف على Quanto في صندوقهم مع إشعار القراءة وموعد الرد والسلسلة. سجل المراسلات هو ببساطة قائمة الخطابات، فلا يكون قديماً أبداً.
• السجلات. طلبات الاعتماد والمخططات التنفيذية وبيانات الأعمال وطلبات الفحص وطلبات الاستيضاح وخطابات الإرسال وتقارير عدم المطابقة، لكل منها مراجعاته ورموز مراجعته ومواعيد استحقاقه. لا جدول بيانات منفصلاً يحتاج إلى صيانة.
• سجل المشروع. كل إجراء يُسجَّل تلقائياً مع اسم صاحبه ووقته. لا أحد يكتب يومية لما يعرفه النظام أصلاً.
• أوراق الدفعات. أوراق طلب الدفعة والشهادة القابلة للطباعة تخرج مباشرة من التقييم، جاهزة للتوقيع.
• لوحات المتابعة. تعرض لوحة الشركة حالة التكلفة والوقت لكل مشروع جارٍ والاعتمادات المنتظرة، دون أن يجمع أحد تقريراً.

جهد أقل لكل طرف

يتوفر الجهد على جانبي الطاولة. يراجع الاستشاري طلبات الاعتماد ويعتمد الدفعات في النظام نفسه الذي استخدمه المقاول لتقديمها، فلا يُعاد إدخال شيء عند وصوله. ويرى المالك الحالة على صفحته الرئيسية بدلاً من انتظار تقرير شهري.

بداية دون إعادة كتابة

الجهد مهم في البداية أيضاً. يمكن استيراد الموردين ورموز التكلفة والمشاريع من Excel، والبرامج الزمنية من Primavera P6 (XER أو XML) أو MS Project (XML). وتشمل خدمة الإعداد استيراد جدول الكميات والبرنامج الزمني والموردين والترويسة وتدريب فريقك.

ماذا يفعل الفريق بالجهد الموفَّر

حين تخرج السجلات من العمل، يذهب جهد الفريق إلى حيث يجب: ضبط الجودة في الموقع، وحل المسائل الفنية، والتخطيط للمرحلة التالية، وإبقاء العميل على اطلاع. العمل الإداري ما زال يحدث، لكنه يتوقف عن كونه وظيفة ثانية.

غداً: العمل المشترك، المالك والاستشاري والمقاول ومقاولو الباطن على منصة واحدة.

تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook

← كل المقالات