Zeit sparen heißt, dass Dinge schneller gehen. Aufwand sparen heißt, dass es von vornherein weniger Arbeit gibt. Auf den meisten Projekten ist ein großer Teil der Verwaltung Doppelarbeit: die Arbeit erledigen, dann aufschreiben, dass sie erledigt wurde, und diesen Eintrag anschließend in ein Register und einen Bericht übertragen.
Das Problem der Doppelarbeit
Nehmen Sie eine einfache Bemusterung. Der Ingenieur bereitet sie vor, schreibt ein Übermittlungsschreiben, aktualisiert das Bemusterungsregister, verschickt eine E-Mail, fasst nach, trägt den Prüfvermerk ein, wenn er zurückkommt, aktualisiert das Register erneut und erwähnt alles im Wochenbericht. Eine Bemusterung, sieben einzelne Arbeitsschritte, die meisten davon Abschreiben.
Dokumentation, die aus der Arbeit entsteht
In Quanto Management ist der Eintrag die Arbeit selbst. Wenn die Bemusterung angelegt und versendet wird, entstehen Register, Übermittlungsschreiben, Zuständigkeit, Fälligkeitsdatum und Projektprotokoll aus diesem einen Schritt. Vergibt die Bauüberwachung den Prüfvermerk (A bis D), aktualisieren sich alle Ansichten sofort.
Derselbe Gedanke zieht sich durch das ganze System:
- Schreiben. Ihr Firmenbriefkopf und Ihr eigenes Nummernschema für Zeichen werden automatisch angewendet. Ein Zeichnungsberechtigter unterschreibt, bevor ein Schreiben hinausgeht. Beteiligte auf Quanto erhalten es in ihrem Posteingang, mit Lesebestätigung, Antwortfrist und Verlauf. Das Korrespondenzregister ist schlicht die Liste der Schreiben und damit nie veraltet.
- Register. Bemusterungen, Werkstattplanung, Arbeitsanweisungen, Prüfanmeldungen, Technische Rückfragen, Übermittlungsschreiben und Mängelberichte tragen jeweils ihre Revisionen, Prüfvermerke und Fälligkeiten. Es gibt keine separate Tabelle zu pflegen.
- Das Projektprotokoll. Jeder Schritt wird automatisch mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Niemand führt ein Tagebuch über das, was das System ohnehin weiß.
- Zahlungsunterlagen. Druckfertige Abschlagsrechnungen und Zahlungsbescheinigungen entstehen direkt aus der Leistungsermittlung, bereit zur Unterschrift.
- Übersichten. Die Unternehmensübersicht zeigt den Kosten- und Terminstand jedes laufenden Projekts und die offenen Freigaben, ohne dass jemand einen Bericht zusammenstellt.
Weniger Aufwand für jeden Beteiligten
Aufwand wird auf beiden Seiten des Tisches gespart. Die Bauüberwachung prüft Bemusterungen und bescheinigt Zahlungen im selben System, in dem der Auftragnehmer sie eingereicht hat, sodass beim Eingang nichts neu erfasst wird. Der Auftraggeber sieht den Stand auf seiner eigenen Startseite, statt auf einen Monatsbericht zu warten.
Starten, ohne alles neu einzutippen
Auch beim Start zählt der Aufwand. Lieferanten, Kostenstellen und Projekte lassen sich aus Excel importieren, Terminpläne aus Primavera P6 (XER oder XML) oder MS Project (XML). Das Onboarding übernimmt Ihr LV, Ihren Terminplan, Ihre Lieferanten und Ihren Briefkopf und schult Ihr Team.
Was das Team mit dem gesparten Aufwand macht
Wenn die Dokumentation aus der Arbeit entsteht, fließt der Aufwand des Teams dorthin, wo er hingehört: Qualität auf der Baustelle prüfen, technische Fragen lösen, den nächsten Bauabschnitt planen und den Auftraggeber informiert halten. Die Verwaltung findet weiterhin statt; sie ist nur kein zweiter Job mehr.
Morgen: Zusammenarbeit, mit Auftraggeber, Bauüberwachung, Auftragnehmer und Nachunternehmern auf einer Plattform.
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