Monat 14 einer Villenanlage mit 20 Monaten Bauzeit. Der Kalkulator gleicht endlich das Ausbaupaket für den Kostenbericht ab. Das Budget für Fliesen lag bei EUR 420.000. Über acht Monate wurden sechs Bestellungen erteilt, von zwei verschiedenen Bauleitern, jede für sich vernünftig. Zusammen ergeben sie EUR 478.000, und die Fliesen für das Erdgeschoss des letzten Bauabschnitts sind noch gar nicht bestellt. Der Projektleiter fragt, warum in Monat sechs niemand etwas gesagt hat.
Was es kostet
Wenn eine Überschreitung in der Buchhaltung auftaucht, ist das Geld längst gebunden. Die Bestellungen sind unterschrieben, das Material ist geliefert, die Rechnungen sind fällig. Es bleibt nur, die Marge anderswo zu suchen oder bei der Schlussrechnung darüber zu streiten. Die eigentliche Entscheidung fiel am Tag jeder Bestellung, und niemand hat sie damals mit dem Budget verglichen.
Ein Fliesenbudget von EUR 420.000 gegen EUR 478.000 bereits bestellt, dazu rund EUR 37.000 Restbestellwert. Das Paket endet etwa EUR 95.000 über Budget. Bei der dritten Bestellung erkannt, hätte der Auftragnehmer den Rest neu ausschreiben oder mit der Planung eine andere Ausführung abstimmen können. In Monat 14 bleibt nur, es zu tragen.
Wie es meistens läuft
- Das Budget steht in der Excel-Datei der Kalkulation, nach Gewerken, und auf der Baustelle hat sie niemand geöffnet.
- Bestellungen laufen über die Buchhaltung oder per E-Mail, ohne Bezug zu einer Budgetposition.
- Der monatliche Kostenbericht entsteht aus gebuchten Rechnungen, zeigt also, was bezahlt ist, nicht was zugesagt ist.
- Kleinbestellungen und Baustelleneinkäufe werden nie gegen das Paket gerechnet, zu dem sie gehören.
Das Ergebnis ist ein Bericht, der immer stimmt und immer zu spät kommt. Er erzählt vom Geld, nachdem es weg ist.
Wie Quanto Management damit umgeht
In Quanto wird das LV in benannten Abschnitten angelegt, mit einer Kostenstelle an jeder Position. Ab Professional werden Bestellungen (Material) und Aufträge an NU automatisch nummeriert und auf eine Kostenstelle gebucht, sodass jede Bestellung am Tag der Erteilung im Obligo steht.
- Bevor eine Bestellung erteilt werden kann, muss das Angebot des Lieferanten angehängt sein, also hat jede Verpflichtung ihren Preis in der Akte.
- Je Kostenstelle sehen Sie Auftragswert, Budget, Obligo, Ist-Kosten und Restbestellwert.
- Prognostizierte Endkosten und Marge werden je Projekt und für das ganze Unternehmen gezeigt.
- Lieferantenrechnungen werden mit Fälligkeit gegen ihre Bestellung erfasst, Zahlungen erst nach Freigabe geleistet.
- Das Unternehmens-Dashboard zeigt Kosten- und Terminstatus jedes laufenden Projekts.
Wer die dritte Fliesenbestellung erteilt, sieht, dass die Kostenstelle ihr Budget fast erreicht hat. Das Gespräch findet vor der Bestellung statt, nicht bei der Schlussrechnung.
Eine kurze Checkliste
- Geben Sie jeder Bestellung vor der Erteilung eine Kostenstelle. Eine Bestellung ohne Kostenstelle verfolgt niemand.
- Vergleichen Sie das Obligo mit dem Budget, nicht die bezahlten Beträge.
- Führen Sie für jedes Paket einen Restbestellwert und gehen Sie ihn monatlich mit dem Bauleiter durch.
- Rechnen Sie Baustelleneinkäufe und Kleinbestellungen dem Paket zu, zu dem sie gehören.
- Legen Sie fest, ab wann eine Bestellung eine zweite Unterschrift braucht, etwa wenn ein Paket einen bestimmten Anteil seines Budgets überschreitet.
- Läuft ein Paket über, halten Sie den Grund fest: Menge, Preis oder Leistungsumfang. Jeder verlangt eine andere Lösung.
Morgen: eine Bemusterung, die bei der Bauüberwachung festhängt.
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