أكّد المورد أن مدة توريد زجاج الواجهات اثنا عشر أسبوعاً. أُرسلت لوحة العينات إلى الاستشاري قبل ثلاثة أسابيع، ومعها النشرات الفنية وشهادات الاختبار والضمان. ومنذ ذلك الحين لا شيء. أرسل مهندس المشروع رسالتين بالبريد وطرح الموضوع في الاجتماع الأسبوعي، فكان الرد: "قيد المراجعة". لا يمكن إصدار الطلبية قبل عودة الطلب معتمداً، والبرنامج الزمني يُظهر تركيب الزجاج بعد أحد عشر أسبوعاً من اليوم.
لا أحد يرفض شيئاً. الطلب عالق فحسب، ولا يستطيع أحد أن يقول بيقين أين.
كم يكلّف الانتظار
لا يكلّف طلب الاعتماد شيئاً وهو ينتظر. التكلفة تأتي لاحقاً، دفعة واحدة. تنزلق المواد طويلة التوريد إلى المسار الحرج، ويُعاد ترتيب الأعمال التالية أو تتوقف بانتظارها. ويُغرى المقاول بالطلب على مسؤوليته قبل الاعتماد، فإذا عاد الطلب بعبارة "يُعدَّل ويُعاد تقديمه" تكون المادة قد صُنعت.
وحين يُناقش التأخير في النهاية، يكون السؤال الأول بسيطاً: متى قُدِّم الطلب بالضبط، ومتى أُعيد بالضبط؟ والمقاول الذي لا يجيب بالتواريخ يكون موقفه ضعيفاً، مهما طال الانتظار فعلاً.
حزمة واجهات مدة توريدها 12 أسبوعاً تنتظر الاعتماد 5 أسابيع، فيتأخر إنجاز تلك المنطقة 35 يوماً. وبمصاريف موقع قدرها 18,000 درهم يومياً، تبلغ التكلفة المرتبطة بالوقت 630,000 درهم قبل أي حديث عن غرامات التأخير. وتواريخ التقديم والإعادة هي التي تحدد من يتحملها.
كيف يُدار الأمر عادة
- سجل طلبات اعتماد في Excel، يمسكه مراقب وثائق واحد ويحدّثه حين يتذكر أحد.
- كتب إحالة تُرسل بالبريد الإلكتروني، والرد مدفون في بريد أحدهم.
- متابعة عبر واتساب مع مهندس الاستشاري، دون سجل يستفيد منه المشروع لاحقاً.
- ملاحظات تعود على ملف PDF مؤشَّر عليه، ويُسجَّل الطلب المعاد كبند جديد، فينقسم تاريخ الطلب الواحد إلى اثنين.
السجل يقول "قيد المراجعة"، لكنه لا يقول منذ متى، ولا لدى من، ولا متى كان يُفترض أن تنتهي المراجعة.
كيف يتعامل معه Quanto لإدارة المشاريع
في Quanto توجد طلبات اعتماد المواد والمخططات التنفيذية وبيانات طرق العمل في سجلات المشروع، مع مراجعاتها ورموز المراجعة (A إلى D) وعند من الكرة ومواعيد الاستحقاق. ويُدعى الاستشاري إلى المشروع نفسه وينضم مجاناً، فلا يكون الطلب "مرسلاً وينتظر"، بل أمام الشخص الذي عليه أن يتصرف.
- عند من الكرة يُظهر بنظرة واحدة من يحتفظ بكل طلب الآن.
- مواعيد الاستحقاق تُظهر ما هو متأخر، لا ما هو مفتوح فقط.
- قوائم "بانتظارك" على الصفحة الرئيسية لكل طرف تضع الطلب العالق على شاشة المراجع نفسه.
- التذكيرات تصل قبل الموعد بيومين وعند فواته، مع ملخص صباحي بالبريد.
- المراجعات تحفظ التاريخ معاً: الطلب المعاد يعود بمراجعته التالية، لا كبند جديد.
ولأن كل إجراء يُسجَّل في سجل المشروع، تكون تواريخ التقديم والمراجعة والإعادة حاضرة حين يُناقش التأخير، دون أن يعيد أحد بناءها من رسائل البريد.
قائمة تحقق قصيرة
- اكتب كل مادة طويلة التوريد وآخر تاريخ يلزم فيه اعتمادها للحفاظ على البرنامج.
- قدّم المواد طويلة التوريد أولاً، لا بحسب ترتيب جاهزية مستنداتها.
- اتفق مع الاستشاري على مدة المراجعة منذ البداية، وأظهر تاريخ الاستحقاق على كل كتاب إحالة.
- راجع الطلبات المفتوحة أسبوعياً بحسب من يحتفظ بها، لا بحسب حالتها فقط.
- حين يتجاوز طلب موعد استحقاقه، اكتب رسمياً في الأسبوع نفسه بدل الملاحقة بالرسائل.
- أبقِ كل إعادة تقديم تحت الرقم نفسه بمراجعة جديدة.
غداً: تأخير غير مربوط بسببه.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook