ينتج مشروع المبنى المعتاد آلاف السجلات: خطابات، وتعليمات، وطلبات اعتماد، وطلبات فحص، وتقارير يومية، وصور، وطلبات دفع، ومحاضر اجتماعات. كل منها يصبح مهماً في وقت ما، وأغلبها محفوظ بطريقة يصعب معها العثور عليه حين يأتي ذلك الوقت.
أين تذهب المعلومات
- البريد الإلكتروني. قرارات مهمة في صندوق بريد شخص واحد، مختلطة بكل شيء آخر. وحين يغادر الشركة يغادر السياق معه.
- مجموعات واتساب. تُتبادل التعليمات والصور والموافقات بسرعة، وهذا جيد، لكنها لا تُؤرشف أبداً، وهذا ليس جيداً. بعد أشهر لا يستطيع أحد البحث فيها جيداً أو إثبات متى أُرسل أمر ما.
- جداول البيانات. كل سجل في ملفه الخاص: ملف للاعتمادات، وآخر لطلبات الاستيضاح، وثالث للتغييرات. تتكاثر النسخ ولا يعرف أحد أيها الأحدث.
- الورق والأقراص المحلية. نسخ موقّعة في مكاتب الموقع، ومسوحات على حاسوب محمول، ومخططات في مجلد لا يفهمه إلا مراقب الوثائق.
- الأشخاص. أكبر مخزن لمعلومات المشروع هو الذاكرة، والموظفون ينتقلون بين المشاريع والشركات باستمرار.
ما الكلفة
نادراً ما تظهر المعلومات المفقودة كبند في الحسابات، بل تظهر لاحقاً في صورة:
- مطالبة لا يمكن دعمها لأن التأخير لم يُسجَّل يوم حدوثه؛
- تغيير نُفِّذ ولا يمكن تسعيره لأن التعليمات مفقودة؛
- ساعات يقضيها المهندسون في إعادة بناء التسلسل الزمني من البريد بدلاً من إدارة العمل؛
- حساب ختامي يستغرق أشهراً أطول مما ينبغي، لأن الطرفين يتجادلان حول الوقائع أولاً.
المهندس الذي يقضي يوماً في الأسبوع في البحث عن السجلات أو إعادة كتابتها أو مطابقتها يخسر نحو 20% من أسبوع العمل. وفي فريق من عشرة أشخاص على مشروع كبير، يعادل ذلك وقت شخصين كل أسبوع طوال عمر المشروع.
سجل واحد يتشاركه الأطراف
الحل ليس هيكل مجلدات آخر، بل سجل واحد لكل مشروع، محفوظ في مكان واحد ويتشاركه الأطراف الذين يديرونه. في Quanto لإدارة المشاريع:
- يعمل المالك والاستشاري والمقاول على المشروع نفسه، ولكل منهم صلاحيات بحسب الطرف والمستوى (عرض، تعديل، اعتماد)؛
- الخطابات وطلبات الاعتماد وطلبات الفحص وطلبات الاستيضاح وتقارير عدم المطابقة والتغييرات والمطالبات والدفعات كلها سجلات للمشروع نفسه، مرتبطة ببعضها؛
- الصور ومقاطع الفيديو مصنفة حسب المنطقة ومرتبطة بالأحداث وبنود جدول الكميات والتغييرات والخطابات التي تخصها؛
- سجل المشروع يسجّل كل إجراء تلقائياً، فيُبنى التسلسل الزمني من تلقاء نفسه.
سجل المشروع: الذاكرة الدائمة للمشروع
كل إجراء في Quanto، كإصدار خطاب أو طلب فحص أو اعتماد دفعة أو مراجعة مخطط، يُكتب في سجل المشروع مع اسم من قام به ووقته. لا شيء يُحذف بصمت، وكل تعديل مسجّل. حين ينضم شخص إلى المشروع في منتصفه يقرأ السجل بدلاً من السؤال هنا وهناك، وحين يبدأ نزاع يكون التسلسل الزمني جاهزاً.
حين يغادر الأشخاص
تغيّر الموظفين حقيقة ثابتة في قطاع البناء. ومع سجل واحد مشترك تصبح المعلومات ملكاً للمشروع، لا للشخص الذي صادف أن استلمها. يفتح مدير المشروع الجديد السجلات والخطابات وسجل المشروع نفسها التي كان يستخدمها من غادر.
في المقال القادم نتناول الفائدة الأقرب لحفظ كل شيء في مكان واحد: الوقت الذي يعود إلى الفريق.
شاهد: هذا المقال في 85 ثانية (بالإنجليزية)
هذا المقال على وسائل التواصل: LinkedIn · X · Instagram · YouTube Shorts · Facebook
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook