Ein typisches Hochbauprojekt erzeugt Tausende Dokumente: Schreiben, Anordnungen, Bemusterungen, Prüfanmeldungen, Bautagebucheinträge, Fotos, Abschlagsrechnungen, Besprechungsprotokolle. Jedes davon wird irgendwann wichtig. Die meisten werden so abgelegt, dass man sie genau dann nur schwer findet.
Wo die Informationen landen
- E-Mail. Wichtige Entscheidungen liegen im Postfach einer einzelnen Person, vermischt mit allem anderen. Verlässt diese Person das Unternehmen, geht der Zusammenhang mit.
- WhatsApp-Gruppen. Anordnungen, Fotos und Freigaben werden schnell ausgetauscht, das ist gut, aber nie abgelegt, das ist schlecht. Monate später kann niemand sie richtig durchsuchen oder belegen, wann etwas geschickt wurde.
- Tabellen. Jede Liste hat ihre eigene Datei: eine für Bemusterungen, eine für Technische Rückfragen, eine für Nachträge. Die Versionen vermehren sich. Niemand weiß sicher, welche Datei aktuell ist.
- Papier und lokale Laufwerke. Unterschriebene Exemplare im Baucontainer, Scans auf einem Laptop, Pläne in einem Ordner, den nur der Dokumentenverantwortliche versteht.
- Menschen. Der größte Speicher an Projektwissen ist das Gedächtnis, und Mitarbeiter wechseln ständig zwischen Projekten und Unternehmen.
Was es kostet
Verlorene Informationen tauchen selten als Posten in der Buchhaltung auf. Sie zeigen sich später:
- als Claim, der sich nicht belegen lässt, weil die Behinderung nicht am Tag ihres Eintretens dokumentiert wurde;
- als Nachtrag, der ausgeführt wurde, aber nicht bepreist werden kann, weil die Anordnung nicht auffindbar ist;
- als Stunden, in denen Ingenieure eine Chronologie aus E-Mails rekonstruieren, statt das Projekt zu führen;
- als Schlussrechnung, die Monate länger dauert als nötig, weil beide Seiten zuerst über die Fakten streiten.
Ein Ingenieur, der einen Tag pro Woche mit Suchen, Abtippen oder Abgleichen von Unterlagen verbringt, verliert rund 20 % seiner Arbeitswoche. In einem Team von zehn Personen auf einem großen Projekt ist das die Arbeitszeit von zwei Leuten, jede Woche, über die gesamte Projektlaufzeit.
Eine Dokumentation, gemeinsam genutzt
Die Antwort ist keine neue Ordnerstruktur. Sie ist eine Dokumentation pro Projekt, an einem Ort geführt und von den beteiligten Parteien gemeinsam genutzt. In Quanto Management:
- arbeiten Auftraggeber, Bauüberwachung und Auftragnehmer am selben Projekt, jeweils mit Rechten nach Partei und Stufe (ansehen, bearbeiten, genehmigen);
- sind Schreiben, Bemusterungen, Prüfanmeldungen, Technische Rückfragen, Mängelberichte, Nachträge, Claims und Zahlungen Listen desselben Projekts und miteinander verknüpft;
- werden Fotos und Videos nach Bereich verschlagwortet und mit den Ereignissen, LV-Positionen, Nachträgen und Schreiben verknüpft, zu denen sie gehören;
- hält ein Projektprotokoll jede Aktion automatisch fest, sodass sich die Chronologie von selbst aufbaut.
Das Projektprotokoll: das dauerhafte Gedächtnis des Projekts
Jede Aktion in Quanto, etwa ein ausgestelltes Schreiben, eine Prüfanmeldung, eine bescheinigte Zahlung oder ein neuer Planindex, wird mit Person und Zeitpunkt ins Projektprotokoll geschrieben. Nichts wird stillschweigend gelöscht, Änderungen werden protokolliert. Wer mitten im Projekt dazukommt, liest das Protokoll, statt herumzufragen. Beginnt ein Streit, liegt die Chronologie bereits vor.
Wenn Mitarbeiter gehen
Personalwechsel gehören zum Bau. Mit einer gemeinsamen Dokumentation gehören die Informationen dem Projekt, nicht der Person, die sie zufällig erhalten hat. Der neue Projektleiter öffnet dieselben Listen, dieselben Schreiben und dasselbe Protokoll wie sein Vorgänger.
Morgen: der unmittelbarste Vorteil, wenn alles an einem Ort liegt, nämlich die Zeit, die das Team zurückgewinnt.
Video: dieser Beitrag in 85 Sekunden (auf Englisch)
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