اسأل مهندس مشروع كم من أسبوعه يذهب إلى الهندسة، وغالباً ستكون الإجابة غير مريحة. جزء كبير يذهب إلى ملاحقة الردود، وتحديث السجلات، وإعادة كتابة المعلومة نفسها في ملفات مختلفة، والبحث عن المستندات.
أين يذهب الوقت
- الملاحقة. هل رد الاستشاري على طلب الاعتماد؟ هل اعتمد المالك التغيير؟ من يحتفظ بطلب الفحص؟ دون رؤية مشتركة يحتاج كل جواب إلى اتصال أو بريد.
- إعادة الكتابة. البند نفسه يظهر في سجل الاعتمادات وخطاب الإرسال والخطاب والتقرير الشهري، يكتبه أربعة أشخاص أربع مرات، مع أربع فرص للخطأ.
- البحث. آخر مراجعة للمخطط، والخطاب الموقّع، وصورة الصبّة: كل منها موجود في مكان ما، لكن أين؟
- التقارير. التقرير الشهري يُجمع يدوياً من عشرات الملفات، ويصبح قديماً يوم إرساله.
مكان واحد بدلاً من خمسة
حين تعيش كل سجلات المشروع في نظام واحد، يختفي معظم هذا العمل بدلاً من أن يصبح أسرع فقط:
- من يحتفظ بالبند ومتى يستحق. طلبات اعتماد المواد والمخططات التنفيذية وبيانات الأعمال وطلبات الفحص وطلبات الاستيضاح تُظهر من يحتفظ بكل بند وحتى متى. لا حاجة إلى السؤال.
- قوائم «بانتظارك». لكل طرف صفحة رئيسية بما ينتظره. يرى الاستشاري ما عليه مراجعته، ويرى المقاول ما عليه الرد عليه.
- تذكير قبل الموعد. إشعارات داخل النظام قبل الموعد النهائي بيومين وعند فواته، وملخص صباحي بالبريد.
- إدخال مرة واحدة واستخدام في كل مكان. طلب الاعتماد المرسل مع خطاب إرسال سجل واحد، يقرأ منه السجل والخطاب وسجل المشروع.
- مستندات بمراجعاتها. المخططات تحمل حالتها (للاعتماد، للتنفيذ، كما نُفِّذ، ملغاة)، فتفتح دائماً المراجعة السارية.
طلبات دفع تُبنى تلقائياً
من أكبر ما يستهلك وقت المقاول شهرياً طلب الدفعة. في Quanto يُدخل الإنجاز لكل بند من جدول الكميات في كل فترة تقييم، فيُبنى طلب الدفعة منه تلقائياً، مع احتساب المحتجزات واسترداد الدفعة المقدمة والمواد في الموقع. ويعتمد المهندس بنداً بنداً في النظام نفسه، مع ذكر أسباب أي مبلغ محجوز. لا جدول بيانات يُرسل ويُدقق ويُعاد إرساله.
إذا كان مهندس الكميات يقضي ثلاثة أيام كل شهر في إعداد طلب الدفعة ومطابقته، وانخفض ذلك إلى يوم واحد، تكسب الشركة يومين من وقت كبار الموظفين لكل مشروع شهرياً. ومع خمسة مشاريع جارية، يعادل ذلك عشرة أيام عمل في الشهر.
اعثر على أي شيء في ثوانٍ
لأن كل سجل ينتمي إلى مشروع واحد ومرتبط بغيره، تنتقل من التغيير إلى تعليماته، ومن المطالبة إلى صورها، ومن الخطاب إلى رده بنقرة واحدة. ويعرض سجل المشروع التسلسل الكامل بالتاريخ. وفي باقة الأعمال وما فوقها يجيب المساعد الذكي عن أسئلتك حول مشاريعك بكلمات بسيطة، من سجلاتك أنت وضمن صلاحيات كل طرف.
وقت يعود لما يهم فعلاً
توفير الوقت لا يعني إنجاز الأعمال الإدارية أسرع، بل يعني أن يستعيد المهندسون ومهندسو الكميات الساعات التي يحتاجونها للتخطيط وضبط الجودة والتحكم في التكلفة والتعامل مع الناس في الموقع.
غداً: أين تتسرب الأموال من المشاريع بصمت، وكيف نوقف ذلك.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook