صباح يوم ثلاثاء، جولة في الطابق الثالث من برج سكني. يتوقف المهندس المقيم التابع للاستشاري عند الممر ويقول إن البلكهيد في السقف يجب أن ينزل 200 مم ليتسع لمسار مجرى الهواء الجديد، في كل الطوابق. يومئ مراقب العمال برأسه ويبلّغ فريق الجبس. بحلول الجمعة يُنجز طابقان. لا يكتب أحد شيئاً. بعد أربعة أشهر يقدّم المقاول تغييراً بهذا التعديل، فيرد الاستشاري بأنه لا توجد تعليمات مسجلة، وأن العمل يُعدّ تنسيقاً ضمن نطاق العقد.
كم يكلّف ذلك
التعليمات الشفهية لا تكلّف شيئاً يوم صدورها. التكلفة تأتي لاحقاً، حين يكون على المقاول أن يثبت ثلاثة أمور: أن التعليمات صدرت، ومن أصدرها، ومتى. ومن دونها يصبح العمل الإضافي على مسؤولية المقاول، ويضيع معه الوقت الذي استغرقه.
يشمل تعديل البلكهيد 18 طابقاً بنحو 4,500 درهم للطابق، أي 81,000 درهم أعمالاً إضافية، وستة أيام على تسلسل أعمال التشطيب. ومن دون سجل مكتوب يُرفض التغيير ويتحمل المقاول المبلغ كاملاً.
كيف يُتعامل معها عادة
- يتذكرها مراقب العمال، ثم ينتقل إلى مشروع آخر.
- يرسل أحدهم رسالة واتساب إلى المهندس المقيم، فلا يُرد عليها ولا تصل إلى الفريق التجاري.
- يُؤجَّل خطاب التأكيد "حتى نعرف التكلفة"، فيصدر بعد أسابيع أو لا يصدر أبداً.
- تظهر التعليمات في محضر الاجتماع بعبارة "نوقشت مناسيب البلكهيد"، وهي لا تثبت شيئاً.
كل واحدة من هذه تترك التغيير بلا نقطة بداية، فينتهي مهندس الكميات بتسعير عمل لم يطلبه أحد على الورق.
كيف يتعامل Quanto لإدارة المشاريع مع ذلك
الخطوة الأولى سجل في اليوم نفسه. في Quanto تُعدّ "التعليمات" أحد الأنواع الأربعة عشر للأحداث الموقعية، فيسجّل مهندس الموقع من أصدر التعليمات وأين ومتى، من متصفح الهاتف. وتُوسم الصور والفيديوهات الملتقطة قبل العمل وبعده بالمنطقة، وتُربط بالحدث ثم بالتغيير لاحقاً.
وحيث يستخدم المهندس أو المالك Quanto، يمكن إصدار التعليمات نفسها في النظام. ويرد المقاول على كل تعليمات بأنها بلا تكلفة أو تغيير أو متنازع عليها، فلا يبقى شيء متفقاً عليه نصف اتفاق.
ومن هناك يسير التغيير في مسار واحد:
- يُسعَّر بنداً بنداً ويقدّمه المقاول.
- يراجعه الاستشاري ويعتمده المالك، وكل خطوة مؤرخة وباسم صاحبها.
- بعد اعتماده يُضاف إلى قيمة العقد المعدّلة، المحدّثة دائماً.
- تُتابَع التغييرات كنسبة من قيمة العقد، فيظهر الاتجاه مبكراً.
وإذا كانت التعليمات شفهية فقط، يصدر التأكيد خطاباً مرقّماً على ترويسة شركتك، يُوقَّع قبل إرساله. ويصل إلى الأطراف المسجلة على Quanto في صندوق الوارد مع إشعار بالقراءة وتاريخ مطلوب للرد، ويبقى الرد في السلسلة نفسها.
قائمة تحقق قصيرة
- اطلب تعليمات مكتوبة قبل بدء العمل، وإن تعذّر ذلك فأكّد التعليمات الشفهية كتابةً في اليوم نفسه.
- سجّل من أصدرها وأين ومتى، وبالكلمات نفسها إن أمكن.
- التقط صوراً للمنطقة قبل التعديل وبعده.
- لا تنتظر السعر. أكّد التعليمات الآن وسعّرها لاحقاً.
- راجع ما يقوله عقدك عن تأكيد التعليمات الشفهية والمدة المتاحة للطرف الآخر للاعتراض.
- اجعل محاضر الاجتماعات محددة: ما الذي طُلب، ومن طلبه، وفي أي مناطق.
غداً: شهادة دفع صدرت متأخرة.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook