الأسبوع الأربعون في مشروع مركز تجاري. قبل ستة أسابيع طلب المهندس من فريق الموقع نقل صاعد مياه التبريد. نقله الفريق، وتأخر إغلاق السقف، وخسرت حرفتان أسبوعاً كاملاً. الآن يجلس المدير التجاري لكتابة المطالبة بالوقت والتكلفة الإضافيين. يفتح العقد ويقرأ بند المطالبات: كان يجب إرسال الإشعار خلال 28 يوماً. لم يرسله أحد. ظن فريق الموقع أن المكتب سيرسله، ولم يعلم المكتب بالأمر إلا حين أظهر تقرير التكلفة التجاوز.
كم يكلّف ذلك
في الكتاب الأحمر لفيديك 2017، يطلب البند الفرعي 20.2.1 إشعار مطالبة في أقرب وقت ممكن وفي موعد لا يتجاوز 28 يوماً من تاريخ علم المقاول بالحدث، أو التاريخ الذي كان ينبغي أن يعلم فيه. وإذا تأخر الإشعار لا يستحق المقاول الوقت أو المبلغ الإضافي، ويُعفى صاحب العمل من المسؤولية عن ذلك الحدث. ويعتمد الكتاب الأحمر لفيديك 1999 في البند 20.1 مدة 28 يوماً أيضاً.
أي أن المطالبة لا تضيع بسبب موضوعها، بل بسبب تاريخ، ولا يناقش أحد مسألة الصاعد أصلاً.
مطالبة بتمديد 35 يوماً وبمبلغ 420,000 درهم تكاليف إطالة وإرباك. يُرسل الإشعار في اليوم الحادي والأربعين، فيرفضه المهندس لسقوطه بمضي المدة، ويتحمل المقاول مبلغ 420,000 درهم كاملاً، إضافة إلى غرامات التأخير عن الأيام الـ 35.
لماذا يفوت الإشعار
في معظم المواقع تعيش بداية المطالبة في أماكن لا يراجعها أحد معاً:
- الحدث في مجموعة واتساب، أو صورة على هاتف، أو سطر في يومية على Excel.
- يبدأ العداد من علم المقاول بالحدث، لا من اليوم الذي يقرأ فيه أحد في المكتب عنه.
- يُؤجَّل الإشعار انتظاراً لتقدير التكلفة، مع أن للمطالبة المفصلة مدة مستقلة لاحقة.
- التذكير في تقويم شخص واحد، وحين يكون في إجازة يمر الموعد.
الخطأ الشائع هو اعتبار الإشعار جزءاً من المطالبة. إنه خطوة مستقلة بموعدها الخاص، وهي الخطوة الوحيدة التي لا يمكن تداركها لاحقاً.
كيف يتعامل Quanto لإدارة المشاريع مع ذلك
الإشعار في موعده يبدأ بتسجيل الحدث في يومه. في Quanto تُسجَّل الأحداث الموقعية بأربعة عشر نوعاً، منها التأخير والتعليمات والطقس، مع الساعات المفقودة والأثر. وتُوسم الصور والفيديوهات بالمنطقة وتُربط بالحدث. ويسجّل سجل المشروع كل إجراء تلقائياً بتاريخه.
عند إعداد المشروع تختار نموذج العقد، فيحمّل Quanto مدده ومهل السقوط فيه ويحسبها على تقويم المشروع. وحيث تغيّر شروطك الخاصة مدة ما، تعدّلها لذلك المشروع. وتُربط المطالبة بأحداثها الموقعية وصورها وخطاباتها كأدلة، وتحمل عدادها:
- البند، ومن عليه التصرف وحتى متى، على المطالبة وفي صفحة عدادات المشروع.
- ما يعنيه السكوت ظاهراً على العداد: سقوط المطالبة.
- تذكير قبل الموعد بيومين وعند فواته، مع ملخص صباحي بالبريد.
- قائمة "بانتظارك" لكل طرف، فيرى من عليه التصرف ذلك على صفحته الرئيسية.
أما الإشعار نفسه فيصدر خطاباً على ترويسة شركتك وبنظام ترقيمك، ويوقّعه المفوض بالتوقيع قبل إرساله. وإذا كان المهندس على Quanto، يصل إلى صندوق وارده مع إشعار بالقراءة.
قائمة تحقق قصيرة
- سجّل تاريخ علمك بالحدث على سجل الحدث نفسه، لا في بريد إلكتروني فقط.
- أرسل الإشعار أولاً والتفاصيل لاحقاً، فللمطالبة المفصلة مدتها الخاصة.
- راجع شروطك الخاصة بحثاً عن أي تعديل في مدة الإشعار.
- حدّد لكل إشعار جارٍ مسؤولاً باسمه ونائباً باسمه.
- راجع الأحداث المفتوحة مقابل مواعيدها كل أسبوع، لا في نهاية الشهر.
- احتفظ بإثبات تسليم لكل إشعار ترسله.
غداً: تعليمات شفهية في الموقع.
معلومات عامة فقط. تختلف المدد والإجراءات بحسب نموذج العقد وشروطه الخاصة؛ راجع عقدك دائماً.
تابع Quanto لمقال جديد كل يوم: LinkedIn · X · YouTube · Instagram · Facebook