Eine mündliche Anweisung auf der Baustelle: so wird daraus ein bezahlter Nachtrag

Dienstagmorgen, Rundgang im dritten Obergeschoss eines Wohnhochhauses. Der Bauüberwacher des Ingenieurs bleibt im Flur stehen und sagt, die Deckenabkofferung müsse um 200 mm tiefer, damit die neue Lüftungstrasse passt, auf allen Geschossen. Der Polier nickt und gibt es an seine Trockenbaukolonne weiter. Bis Freitag sind zwei Geschosse fertig. Niemand schreibt etwas auf. Vier Monate später reicht der Auftragnehmer einen Nachtrag für die Änderung ein. Die Bauüberwachung antwortet, es gebe keine dokumentierte Anordnung, die Leistung sei Koordination im Rahmen des Bausolls.

Was es kostet

Eine mündliche Anweisung kostet am Tag, an dem sie gegeben wird, nichts. Die Kosten kommen später, wenn der Auftragnehmer drei Dinge beweisen muss: dass die Anordnung erfolgt ist, wer sie gegeben hat und wann. Fehlt das, wird die Mehrleistung zum eigenen Risiko des Auftragnehmers, und die dafür benötigte Zeit geht mit verloren.

Wie es meistens läuft

• Der Polier erinnert sich. Dann wechselt der Polier auf eine andere Baustelle.
• Jemand schickt dem Bauüberwacher eine WhatsApp-Nachricht. Sie bleibt unbeantwortet und erreicht nie das kaufmännische Team.
• Das Bestätigungsschreiben soll rausgehen, "wenn wir die Kosten kennen". Es kommt Wochen später oder nie.
• Im Besprechungsprotokoll steht "Höhen der Abkofferung besprochen". Das beweist nichts.

Jeder dieser Wege lässt den Nachtrag ohne Ausgangspunkt. Am Ende kalkuliert der Kalkulator eine Leistung, die auf dem Papier niemand angeordnet hat.

Wie Quanto Management damit umgeht

Der erste Schritt ist eine Aufzeichnung am selben Tag. In Quanto sind "Anweisungen" eine der 14 Arten von Baustellenereignissen. Der Bauleiter erfasst im Browser seines Handys, wer die Anweisung gegeben hat, wo und wann. Fotos und Videos vor und nach der Leistung werden nach Bereich verschlagwortet und mit dem Ereignis und später mit dem Nachtrag verknüpft.

Nutzen Ingenieur oder Auftraggeber Quanto, kann die Anordnung selbst im System erteilt werden. Der Auftragnehmer beantwortet jede Anordnung als kostenneutral, als Nachtrag oder als strittig, sodass nichts halb vereinbart bleibt.

Von dort folgt der Nachtrag einem einzigen Verlauf:

• Positionsweise kalkuliert und vom Auftragnehmer eingereicht.
• Von der Bauüberwachung geprüft und vom Auftraggeber freigegeben, jeder Schritt mit Datum und Namen.
• Nach der Freigabe fließt er in die fortgeschriebene Auftragssumme ein, die immer aktuell ist.
• Nachträge werden als Anteil an der Auftragssumme beobachtet, sodass sich die Entwicklung früh zeigt.

War die Anweisung nur mündlich, geht die Bestätigung als nummeriertes Schreiben auf Ihrem Briefkopf hinaus, unterschrieben vor dem Versand. Beteiligte auf Quanto erhalten es im Posteingang, mit Lesebestätigung und Antwortfrist, und die Antwort bleibt im selben Verlauf.

Eine kurze Checkliste

• Verlangen Sie eine schriftliche Anordnung, bevor die Arbeit beginnt. Geht das nicht, bestätigen Sie die mündliche noch am selben Tag schriftlich.
• Halten Sie fest, wer sie gegeben hat, wo, wann und möglichst mit dem genauen Wortlaut.
• Fotografieren Sie den Bereich vor und nach der Änderung.
• Warten Sie nicht auf den Preis. Bestätigen Sie die Anordnung jetzt und kalkulieren Sie später.
• Prüfen Sie, was Ihr Vertrag zur Bestätigung mündlicher Anordnungen sagt und wie lange die Gegenseite widersprechen kann.
• Halten Sie Protokolle konkret: was angeordnet wurde, von wem und für welche Bereiche.

Morgen: eine Zahlungsbescheinigung, die zu spät kommt.

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