Woche 40 auf einem Einkaufszentrum. Vor sechs Wochen hat der Ingenieur die Bauleitung angewiesen, einen Kaltwasserstrang zu verlegen. Die Kolonne hat ihn verlegt, die Decke wurde später geschlossen, zwei Gewerke haben eine Woche verloren. Jetzt setzt sich der kaufmännische Leiter hin, um den Claim für Mehrzeit und Mehrkosten zu schreiben. Er schlägt den Vertrag auf und liest die Claim-Klausel. Die Anzeige hätte innerhalb von 28 Tagen rausgehen müssen. Niemand hat sie geschickt. Die Baustelle dachte, das Büro macht es. Das Büro hat erst davon erfahren, als der Kostenbericht die Überschreitung zeigte.
Was es kostet
Im FIDIC 2017 Red Book verlangt Sub-Clause 20.2.1 eine Anzeige des Claims so bald wie möglich und spätestens 28 Tage, nachdem der Auftragnehmer von dem Ereignis Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen. Kommt die Anzeige zu spät, hat der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Mehrzeit oder Mehrvergütung, und der Auftraggeber ist von der Haftung für dieses Ereignis befreit. Das FIDIC 1999 Red Book, Clause 20.1, arbeitet ebenfalls mit 28 Tagen. Unter VOB/B ist die Lage anders geregelt, aber auch dort hängt viel an der rechtzeitigen Behinderungsanzeige.
Der Claim scheitert also nicht in der Sache, sondern an einem Datum. Über den Kaltwasserstrang spricht niemand mehr.
Ein Claim über 35 Tage Bauzeitverlängerung und EUR 100.000 Mehrkosten aus Bauzeitverlängerung und Störung. Die Anzeige geht am Tag 41 hinaus. Der Ingenieur weist sie als verfristet zurück, und der Auftragnehmer trägt die vollen EUR 100.000 und dazu die Vertragsstrafe für die 35 Tage.
Warum die Anzeige untergeht
Auf den meisten Baustellen liegt der Anfang eines Claims an Stellen, die niemand gemeinsam prüft:
- Das Ereignis steht in einer WhatsApp-Gruppe, als Foto auf einem Handy oder als Zeile in einem Excel-Bautagebuch.
- Die Frist läuft ab Kenntnis des Auftragnehmers, nicht ab dem Tag, an dem jemand im Büro davon liest.
- Die Anzeige wartet auf eine Kostenschätzung, obwohl der ausführliche Claim eine eigene, spätere Frist hat.
- Die Erinnerung steht im Kalender einer einzigen Person. Ist sie im Urlaub, verstreicht das Datum.
Der typische Fehler: Die Anzeige wird als Teil des Claims gesehen. Sie ist ein eigener Schritt mit eigener Frist, und genau dieser Schritt lässt sich später nicht nachholen.
Wie Quanto Management damit umgeht
Eine rechtzeitige Anzeige beginnt damit, dass das Ereignis am selben Tag erfasst wird. In Quanto werden Baustellenereignisse in 14 Arten erfasst, darunter Verzögerungen, Anweisungen und Wetter, mit verlorenen Stunden und Auswirkung. Fotos und Videos werden nach Bereich verschlagwortet und mit dem Ereignis verknüpft. Das Projektprotokoll hält jeden Vorgang automatisch mit Datum fest.
Beim Anlegen des Projekts wählen Sie das Vertragsmuster, und Quanto lädt dessen Fristen und Ausschlussfristen und zählt sie im Projektkalender. Wo Ihre Besonderen Vertragsbedingungen eine Frist ändern, passen Sie sie für dieses Projekt an. Ein Claim ist mit seinen Baustellenereignissen, Fotos und Schreiben als Nachweis verknüpft und trägt seine Frist:
- Die Klausel und wer bis wann handeln muss, am Claim und auf der Fristenseite des Projekts.
- Was Schweigen bedeutet, direkt an der Frist: ausgeschlossen.
- Erinnerungen zwei Tage vor Fristablauf und bei Überschreitung, dazu eine morgendliche Zusammenfassung per E-Mail.
- Eine Liste "wartet auf Sie" für jeden Beteiligten, sodass die zuständige Person es auf ihrer Startseite sieht.
Die Anzeige selbst geht als Schreiben auf Ihrem Briefkopf hinaus, mit Ihrer eigenen Nummerierung und vom Zeichnungsberechtigten unterschrieben, bevor sie versendet wird. Ist der Ingenieur auf Quanto, landet sie in seinem Posteingang, mit Lesebestätigung.
Eine kurze Checkliste
- Halten Sie das Datum der Kenntnis direkt am Ereignis fest, nicht nur in einer E-Mail.
- Erst die Anzeige, dann die Details. Der ausführliche Claim hat seine eigene Frist.
- Prüfen Sie die Besonderen Vertragsbedingungen auf Änderungen der Anzeigefrist.
- Geben Sie jeder laufenden Anzeige einen namentlich Verantwortlichen und eine Vertretung.
- Gleichen Sie offene Ereignisse jede Woche mit ihren Fristen ab, nicht erst zum Monatsende.
- Bewahren Sie für jede Anzeige einen Zugangsnachweis auf.
Morgen: eine mündliche Anweisung auf der Baustelle.
Nur allgemeine Informationen. Fristen und Abläufe hängen vom Vertragsmuster und den Besonderen Vertragsbedingungen ab; prüfen Sie immer Ihren eigenen Vertrag.
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