Jeder Auftragnehmer verfolgt seine Kosten. Die Frage ist, ob man den Zahlen trauen kann und ob sie rechtzeitig kommen, um noch etwas zu ändern. Ein Kostenbericht, der zum Monatsende aus Buchhaltungsexporten und Baustellentabellen zusammengesetzt wird, zeigt, was bereits passiert ist. Was gleich passieren wird, zeigt er selten.
Warum Kostenberichte in die Irre führen
- Ist-Kosten hinken hinterher. Rechnungen kommen Wochen nach der Leistung. Wenn die Kosten gebucht sind, ist die Überschreitung schon alt.
- Das Obligo ist unsichtbar. Eine heute erteilte Bestellung erscheint erst mit der Rechnung in der Buchhaltung, das Geld ist aber bereits gebunden.
- Budget und Vertrag laufen auseinander. Nachträge ändern den Vertragswert, das Budget bleibt auf Angebotsniveau.
- Verschiedene Dateien, verschiedene Zahlen. Kalkulation, Projektleitung und Buchhaltung haben jeweils ihre eigene Version.
Eine Zeile je Kostenstelle
In Quanto Management trägt jede LV-Position ihre Kostenstelle, und jede Bestellung und jeder Kostenbeleg wird auf eine Kostenstelle gebucht. So entsteht je Kostenstelle eine Zeile mit:
- Vertragswert: was der Auftraggeber für diesen Leistungsumfang zahlt, einschließlich genehmigter Nachträge;
- Budget: was Sie ausgeben wollten;
- Obligo: was bereits bestellt ist;
- Ist-Kosten: was bereits berechnet oder ausgegeben ist;
- Noch zu bestellen: was noch eingekauft werden muss.
Daraus ergeben sich die erwarteten Endkosten und die Marge, je Projekt und für das ganze Unternehmen.
| Kostenstelle: Mauerwerk | EUR |
|---|---|
| Budget | 280.000 |
| Obligo (erteilte Bestellungen) | 245.000 |
| Ist-Kosten (berechnet) | 145.000 |
| Noch zu bestellen (35 % des Umfangs) | 98.000 |
| Erwartete Endkosten | 343.000 |
Die Ist-Kosten allein sehen beruhigend aus. Obligo plus noch zu Bestellendes zeigt eine Überschreitung von EUR 63.000, während der Großteil der Arbeit noch bevorsteht und die nächsten Bestellungen noch verhandelt werden können.
Kontrolle dort, wo Geld ausgegeben wird
- Bevor eine Bestellung oder ein Auftrag an einen NU erteilt werden kann, muss das Angebot des Lieferanten angehängt sein.
- Bestellungen tragen ihre Zahlungsbedingungen; Aufträge an NU tragen den Einbehalt mit Freigabedatum; Bestellungen für Material tragen die Gewährleistungsbedingungen.
- Lieferantenrechnungen haben Fälligkeitsdaten; Zahlungen werden erst nach Freigabe geleistet; die Altersstruktur der Verbindlichkeiten zeigt, was fällig ist.
Liquidität, nicht nur Kosten
Auch einem profitablen Projekt kann das Geld ausgehen. Quanto zeigt Zahlungseingänge und -ausgänge je Monat und die Monate, die eine Finanzierung brauchen. Ausgestellte und erhaltene Schecks, Bürgschaften mit Ablaufwarnungen und die Gemeinkosten des Unternehmens liegen am selben Ort.
Vertraulich von Grund auf
Kosten, Marge, Lieferanten und Schecks sind Informationen nur für den Auftragnehmer. Sie werden dem Auftraggeber und der Bauüberwachung nie angezeigt, obwohl beide am selben Projekt arbeiten.
Morgen: Nachunternehmer und Beschaffung, mit Zulassungen, Bestellungen und Einbehalten.
Video: dieser Beitrag in 104 Sekunden (auf Englisch)
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