Die Zahlungsbescheinigung kam zu spät: was zu tun ist und welche Nachweise Sie brauchen

Die Abschlagsrechnung für den neunten Monat ging am 3. an den Ingenieur. Am Tag 20 ruft der Kalkulator an und hört, sie sei "in Prüfung". Am Tag 30 schickt er eine WhatsApp-Nachricht. Am Tag 45 kommt die Zahlungsbescheinigung, mit EUR 140.000 Einbehalt auf drei Positionen und einem einzigen Wort als Begründung: "offen". Inzwischen sind die Rechnungen der Nachunternehmer für denselben Monat fällig, und die Bank fragt, warum der Kontokorrent gestiegen ist.

Was es kostet

Eine verspätete Bescheinigung verschiebt die Zahlung um dieselbe Zahl von Tagen, manchmal um mehr. Im FIDIC 2017 Red Book stellt der Ingenieur das Interim Payment Certificate innerhalb von 28 Tagen nach Eingang des Statements mit den Unterlagen aus (Sub-Clause 14.6), und der Auftraggeber zahlt innerhalb von 56 Tagen nach Eingang beim Ingenieur (Sub-Clause 14.7). Für verspätete Zahlung fallen Finanzierungskosten nach Sub-Clause 14.8 an. Unter VOB/B gelten eigene Fristen für Abschlagszahlungen. Ihr Vertrag kann andere Fristen vorsehen, also lesen Sie zuerst ihn.

All das hilft nur, wenn Sie die Daten belegen können: wann die Rechnung einging, wann die Bescheinigung fällig war und wann sie ausgestellt wurde.

Wie es meistens läuft

• Die Rechnung geht als PDF per E-Mail hinaus. Ob und wann der Ingenieur die Unterlagen erhalten hat, wird zur Ansichtssache.
• Prüf- und Zahlungsfristen stehen in einer Excel-Liste, die nur der Kalkulator öffnet.
• Nachgefasst wird per Telefon und WhatsApp, es gibt also keinen förmlichen Nachweis, dass der Verzug angesprochen wurde.
• Einbehalte werden in einer Besprechung vereinbart, die Gründe stehen nie an den Positionen.

Kommt es zum Streit, hat der Auftragnehmer das Gefühl, zu spät bezahlt worden zu sein, aber keinen Nachweis dafür.

Wie Quanto Management damit umgeht

In Quanto (ab Professional) wird der Leistungsstand je LV-Position für jeden Abrechnungszeitraum erfasst, und die Abschlagsrechnung entsteht daraus. Der Ingenieur bescheinigt Position für Position, mit Begründung für jeden Einbehalt, und der Auftraggeber gibt frei, wo der Vertrag es verlangt. Zahlungen des Auftraggebers werden erfasst und bestätigt.

• Jeder Schritt ist datiert: eingereicht, bescheinigt, freigegeben, bezahlt.
• Die Fristen Ihres Vertragsmusters, auch die Zeit des Ingenieurs zum Bescheinigen und des Auftraggebers zum Zahlen, werden im Projektkalender gezählt, mit der Folge von Schweigen, etwa fällige Verzugszinsen.
• Jeder Beteiligte sieht die Fristen, die ihn betreffen, auf seiner eigenen Startseite.
• Erinnerungen kommen zwei Tage vor Fristablauf und bei Überschreitung.
• Sicherheitseinbehalt, Rückführung der Vorauszahlung, Material auf der Baustelle und Einbehalte für offene Mängelberichte stehen getrennt, nicht versteckt in einer Summe.
• Die Liquiditätsplanung zeigt Ein- und Auszahlungen je Monat und die Monate mit Finanzierungsbedarf.

Wollen Sie den Verzug förmlich festhalten, geht das Schreiben auf Ihrem Briefkopf mit Ihrer Nummerierung hinaus. Beteiligte auf Quanto erhalten es mit Lesebestätigung und Antwortfrist.

Eine kurze Checkliste

• Lassen Sie sich den Eingang jeder Abschlagsrechnung mit Unterlagen datiert bestätigen.
• Notieren Sie Prüf- und Zahlungsfrist am Tag der Einreichung direkt auf der Rechnung.
• Verlangen Sie für jeden Einbehalt eine schriftliche Begründung je Position.
• Rügen Sie eine verspätete Bescheinigung schriftlich, nicht nur am Telefon oder per Nachricht.
• Lesen Sie, was Ihr Vertrag zu Zahlungsverzug, Zinsen und Ihren Handlungsmöglichkeiten sagt.
• Aktualisieren Sie die Liquiditätsplanung am Tag der Verspätung, nicht erst zum Monatsende.

Morgen: fehlende Bautagesberichte.

Nur allgemeine Informationen. Fristen und Abläufe hängen vom Vertragsmuster und den Besonderen Vertragsbedingungen ab; prüfen Sie immer Ihren eigenen Vertrag.

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