Wer jahrelang auf Bauprojekten gearbeitet hat, kennt diesen Moment. Ein Claim wird vorbereitet, über die Schlussrechnung wird gestritten, oder der Auftraggeber fragt, warum das Projekt in Verzug ist. Alle erinnern sich, was passiert ist. Niemand findet den Nachweis.
Die Anordnung wurde auf der Baustelle erteilt und nie schriftlich bestätigt. Das Foto ist auf einem Handy, das längst ausgetauscht wurde. Das Schreiben ging raus, aber die Antwortfrist wurde verpasst. Der Nachtrag wurde ausgeführt, aber nie bepreist. Nichts davon ist ungewöhnlich. Auf den meisten Projekten ist es Alltag.
Quanto Management ist aus mehr als zwanzig Jahren auf Bauprojekten in den VAE entstanden, auf Seiten des Auftragnehmers, als Berater und als Vertreter des Auftraggebers. In dieser Zeit haben wir immer wieder erlebt, wie gute Arbeit an Wert verliert, weil die Dokumentation dahinter verstreut war.
Die Idee ist für uns nicht neu. Die erste Projektmanagement-Software, auf der sie beruht, entstand 2002: LV und Kostenschätzung in der Angebotsphase, danach die tägliche Projektverfolgung mit Fortschritt und Verzögerungen, Besprechungen, Nachträgen, Vertragsstrafen und einem Dokumentenarchiv. Quanto Management ist diese Idee, neu gebaut für die Art, wie Projekte heute abgewickelt werden.
Am Einsatz lag es nie
Baustellenteams arbeiten hart. Kalkulatoren und Abrechner arbeiten bis spät. Projektleiter gehen um Mitternacht ans Telefon. Das Problem ist nicht der Einsatz. Das Problem ist, dass jede Vertragspartei ihre eigene Version des Projekts führt:
- der Auftragnehmer in Tabellen, E-Mail-Ordnern und WhatsApp-Gruppen;
- die Bauüberwachung in eigenen Listen und Schreiben;
- der Auftraggeber in Berichten, die einmal im Monat kommen und dann schon veraltet sind.
Wenn drei Parteien drei Versionen führen, beginnt jede Meinungsverschiedenheit mit einem Streit über die Fakten, bevor es überhaupt um die Sache geht.
Was wir stattdessen wollten
Wir wollten eine Dokumentation pro Projekt, gemeinsam genutzt von denen, die es abwickeln, in der jede Partei sieht, was sie sehen soll, und nichts darüber hinaus. Auftraggeber, Bauüberwachung und Auftragnehmer arbeiten am selben Projekt, Nachunternehmer kommen für ihren Teil dazu. Interne Daten des Auftragnehmers wie Bestellungen, Kosten und Margen bleiben beim Auftragnehmer.
Außerdem sollte das System dem Vertrag folgen, nicht einer allgemeinen Aufgabenliste. Wenn Sie in Quanto ein Projekt anlegen, wählen Sie das Vertragsmuster (VOB/B, FIDIC, NEC, JCT oder Ihren eigenen Vertrag), und jede Frist und Ausschlussfrist wird im Projektkalender gezählt. Eine Frist ist nichts, woran man denken muss, sondern etwas, das das System anzeigt, bevor es zu spät ist.
Die Grundsätze dahinter
- Die Dokumentation entsteht aus der Arbeit selbst. Wird ein Schreiben ausgestellt, eine Prüfung angemeldet oder eine Zahlung bescheinigt, hält das Projektprotokoll es automatisch fest. Niemand muss separat notieren, was das System ohnehin weiß.
- Nichts wird stillschweigend gelöscht. Jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Genau das macht eine Dokumentation im Streitfall belastbar.
- Geld und Zeit hängen an ihren Nachweisen. Ein Nachtrag trägt seine Anordnung, seine Preise und seinen Freigabeweg. Ein Claim trägt seine Ereignisse, Fotos und Schreiben.
- Deutsch, Englisch und Arabisch auf jeder Oberfläche. Jeder Benutzer arbeitet in seiner Sprache an derselben Dokumentation.
- Es funktioniert auf der Baustelle. Quanto läuft im Browser auf Smartphones und Tablets, sodass Fotos und Ereignisse dort erfasst werden, wo sie entstehen.
Für wen es gedacht ist
Quanto Management richtet sich an mittlere und große Unternehmen, die Bauprojekte abwickeln: Auftragnehmer, Ingenieurbüros in der Rolle der Bauüberwachung sowie Auftraggeber und Projektentwickler. Es eignet sich für Hochbau und für andere Arten von Bauprojekten.
Worum es in diesem Blog geht
In den nächsten Tagen zeigen wir, was eine gemeinsame Projektdokumentation in der Praxis verändert: Zeit sparen, Geld sparen, Aufwand sparen, zusammenarbeiten, keine Frist verpassen, Kosten steuern und eine Baustellendokumentation führen, die hält. Danach schreiben wir über echte Probleme auf der Baustelle und wie man sie löst, ein Problem nach dem anderen.
Wenn Sie lieber sehen als lesen: Die Live-Demo mit Beispieldaten ist offen, eine Registrierung ist nicht nötig.
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