Für den Auftragnehmer ist Liquidität der Sauerstoff des Projekts. Für den Ingenieur gehört die Bescheinigung von Zahlungen zu den wichtigsten Pflichten aus dem Vertrag. Für den Auftraggeber muss jede Zahlung begründet sein. Trotzdem läuft der monatliche Zahlungszyklus auf vielen Projekten noch über Tabellen, die per E-Mail hin- und hergeschickt werden.
Warum der Zahlungszyklus so langsam ist
- Der Auftragnehmer erstellt die Abschlagsrechnung in einer Tabelle und baut sie oft aus dem Vormonat neu auf.
- Die Bauüberwachung prüft jede Zahl in ihrer eigenen Datei nach und schickt dann Anmerkungen zurück.
- Abzüge wie Einbehalt, Vorauszahlungsrückführung und Gegenforderungen werden separat berechnet und stimmen nicht immer überein.
- Beträge werden ohne klare Begründung gekürzt, also beginnt der nächste Monat mit einer Diskussion.
- Zahlungen des Auftraggebers werden anderswo verfolgt, also weiß niemand genau, was tatsächlich bezahlt wurde.
Erst der Leistungsstand, dann die Abschlagsrechnung
In Quanto Management (Professional und höher) wird der Leistungsstand je LV-Position für jeden Abrechnungszeitraum erfasst. Die Abschlagsrechnung entsteht daraus von selbst. Nichts wird doppelt eingegeben, und die Rechnung stimmt immer mit dem LV und den genehmigten Nachträgen überein.
Jede Bescheinigung berechnet:
- den Einbehalt und seine Freigabe;
- die Rückführung der Vorauszahlung;
- Material auf der Baustelle;
- Beträge, die für offene Mängelberichte zurückgehalten werden;
- nicht genehmigte Nachträge als Abschlag;
- Gutschriften.
Der Ingenieur bescheinigt Position für Position
Die Bauüberwachung prüft dieselbe Abschlagsrechnung im selben System. Der Ingenieur bescheinigt Position für Position, mit einer Begründung für jeden zurückgehaltenen Betrag. Der Auftraggeber genehmigt, wo der Vertrag es verlangt. Wenn es Uneinigkeit gibt, betrifft sie bestimmte Positionen mit bestimmten Gründen, nicht eine Gesamtsumme.
Der Auftragnehmer rechnet für eine Abdichtungsposition 60 % ab. Der Ingenieur bescheinigt 45 % mit der Begründung „Bereiche B und C noch nicht geprüft“. Im Folgemonat, sobald die Prüfungen erfasst sind, wird die Differenz erneut abgerechnet, mit dem Nachweis im Anhang, statt in einer überarbeiteten Tabelle unterzugehen.
Von der Bescheinigung zum Zahlungseingang
Eine Bescheinigung ist noch keine Zahlung. Zahlungen des Auftraggebers werden erfasst und bestätigt und lassen sich nach Geldgebern aufteilen, wenn ein Projekt mehrere hat. Auf Seiten des Auftragnehmers zeigen Lieferantenrechnungen, Freigaben und die Altersstruktur der Verbindlichkeiten die andere Hälfte des Liquiditätsbildes, und die Liquiditätsplanung zeigt die Monate mit Finanzierungsbedarf.
Papier, wenn Sie es brauchen
Viele Verträge und viele Auftraggeber verlangen weiterhin ein unterschriebenes Papier. Quanto erzeugt druckfertige Abschlagsrechnungen und Zahlungsbescheinigungen direkt aus der Leistungsermittlung, sodass Papier und System immer dasselbe sagen.
Was sich ändert
Wenn der Zahlungszyklus über eine gemeinsame Akte läuft, wird er kürzer und ruhiger. Der Auftragnehmer braucht weniger Zeit für die Erstellung, die Bauüberwachung weniger für die Prüfung, und der Auftraggeber sieht genau, was bescheinigt wurde und warum.
Morgen: Kostenkontrolle, der Sie vertrauen können, mit LV, Bestellungen, Kosten und Prognose in einer Zeile.
Video: dieser Beitrag in 104 Sekunden (auf Englisch)
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